При създаването на  начален график програмата автоматично зарежда списък с необходимите ни данни:

• предварително зададени изисквания към броят и квалификациите на персонала
• желания на служители
• планирани почивки
• баланса на служителите от предходния месец
• отсъствия  въведени в по-дългосрочен план

При планиране на смени, отпуска или друг вид отсъствие в графика,  изискването за персонала (описващ необходимия брой служители за деня)  непосредствено под графика и салдата на служителите, намиращите се в дясно сумарни колони,  динамично се променят.

Етапи на графика

Geocon PlanExpert подържа 3 нива на планиране:

• проекто график;
• исторически график;
• реален график.

Преди началото на месеца се създава проекто - график на базата на желанията на служители. След това графика се съгласува с мениджър  човешки ресурси и ако е необходимо се нанасят корекции. След утвърдените корекции и влезем вече в месеца графика преминава в своето последно ниво – Реален. В него практически е показана работата, която наистина е извършена от персонала. На базата на който се изготвят различни статистически анализи, които са разгледани  по долу. Всички промени в реалния график се отразяват и в историческия, по този начин се запазва историята на настъпилите промени. 

Продължителността на смяната и периодите за активна работа могат да бъдат коригирани ръчно в Детайли на съответния служител.

Почасова работа в различни структурни звена.

Персонала има възможност да работи за един и същи период в различни структурни звена. Уточнява се предварително служителя с какъв процент от цялата норма за месеца ще участва в избраните звена. Нормата му ще бъде разпределена  между звената, в зависимост от  съответния процент. А възнаграждението служителят ще получи на база на работата му в избраните структурни единици.